Kassan kan generera kontorapporter och SIE-filer för underlag till bokföring.
För att göra detta behöver kassan sättas upp med konton. Inför detta bör man rådgöra med revisor. Det är extra viktigt om man överför dagsavslut till externt bokföringsprogram som Fortnox eller Visma. Har man det inte korrekt uppsatt så kan det bli fel eller så förs ingenting över alls.
Läs vidare under flikarna nedan för att lära mer.
Allmänt
Vad är en kontoplan?
En kontoplan är en lista med de konton som används vid bokföring. Den brukar delas in i fyra huvudgrupper. Dessa är: Tillgångar, Skulder, Intäkter samt Kostnader. Dessa fyra grupper kan sägas vara grunden i företagets redovisning.
Behövs konton i kassan?
Det beror på hur man hanterar bokföringen. Kontakta er revisor för att kontrollera vad som behövs.
Hur kassan hanterar konton
Kassan kopplar transaktioner, lagerförändringar och mycket annat till olika konton. Vilka dessa konton är ställs bland annat in i kassans kontoplan. Kontoplanen är den som räknas som standard om inget annat anges. Det finns andra platser i kassan där man kan ställa in specifika konton till exempel för olika momssatser.
Öppna kontoplanen
Gå via menyn: Arkiv / Inställningar / Företagsuppgifter.
Väl där, gå till fliken "Kontoplan".
Generella konton i kontoplanen
Kontoplanen kommer man åt via menyn Arkiv / Inställningar / Företagsuppgifter. Välj sen fliken Kontoplan.
Här ställer man in generella konton. Efterhör med revisor vilka konton som ska brukas. Typiskt är att konton innehåller fyra siffror men skillnader kan förekomma.
När det gäller moms så sätts ett standardkonto här. I kontoplanen går det inte att sätta olika momskonton. Specifika konton för olika momssatser sätts i respektive artikelgrupp. Se fliken Artikelgrupper och Egna betalsätt, ovan.
Slutför genom att trycka på Spara och sen Stäng. Starta sedan om kassaprogrammet för att ändringarna ska träda i kraft.
Artikelgrupper och Egna betalsätt
För att ändra kontering för specifika varugrupper och egna betalsätt, öppna menyn Register / Varuförsäljning / Artikelgrupper.
Markera därefter en grupp i taget i nedre delen av fönstret och ange Intäktskonto, Momskonto och övrig information som är av vikt.
Om det finns egna betalsätt i kassan så finns dessa här. Ange relevant konto som betalsättet ska belasta i fältet Intäktskonto. Då ett betalsätt inte har moms (jämför att betala kontant) så sätts inget konto för detta för egna betalsätt.
OBSERVERA! Kontrollera varje artikelgrupp vilken momssats som gäller och sätt rätt momskonto. Om fältet för momskonto är tomt kommer kassan kontrollera i kontoplanen vilket momskonto som gäller. Då kontoplanen bara har konto för en momssats så kommer all moms (6, 12 och 25%) redovisas tillsammans om man inte fyller i separata konton i artikelgrupperna.
När allt är ifyllt, tryck på knappen Spara. Välj sedan nästa artikelgrupp.
Kortbetalningstyper
Det går att lägga till kortbetalningstyper i kassan samt man kan låta kassan själv känna av nya kortbetalningstyper. De vanligaste är "MASTERCARD" och "VISA" men det finns även många andra så som några olika för American Express (AMEX). Det är ganska vanligt att man önskar separat konto för just AMEX och kassan ger denna möjlighet. För användare i Norge är BankAxept vanligt att man vill särskilja
För att komma åt kortbetalningstyper gå till menyn Dagliga rutiner --> Korttransaktioner --> Kortbetalningstyper.
I kolumnen "Namn" leta reda på och markera önskad korbetalningstyp. I fältet Konto fylles korrekt konto in. Hör eventuellt med revisor vilket konto det ska vara. Glöm inte att klicka på knappen Spara.
Tänk på att en leverantör av kort kan ha flera olika kortbetalningstyper, så skrolla igenom listan hela vägen till slutet för att vara säker på att alla får ett konto.
SIE-fil
SIE är en standard som används i Sverige. Den används av kassan i övrigt med men kan omvandlas till andra filformat (gäller till exempel Norge när de skickar sina bokföringsfiler). Kassan följer formatet SIE4 vilket alla bokföringsprogram i Sverige ska kunna ta emot (som till exempel Fortnox och Visma).
SIE-filen får ett filnamn (som delvis kan förändras med ett prefix) som består av datum. Filändelsen är .SI. I grunden är det en textfil och om man högerklickar på filen så kan man välja att öppna den med till exempel Anteckningar (Notepad).
SIE-inställningar nås via menyn Arkiv / Företagsuppgifter / Export inst och underfliken Bokföringsfil.
Se bild nedan.
Gör ändringar (likt sökväg till SIE filer, Dimensioner, filnamnsprefix, kontorapport verifikationsserie mm.) och tryck på knappen Spara. Stäng fliken och starta om kassaprogrammet efter ändringarna.
Därefter appliceras detta nästa gång SIE-filen upprättas.
Tips! Tänk på att fält med kursiv fältförklaringstext är lokala och per kassadator. Detta innebär att om SIE-filer exporteras från fler kassor behöver inställningarna ändras även där.
Konsultera med er revisor om något behöver förändras här.
Sökväg till SIE-filer (se fältet ovan)
Filerna sparas som en textfil i kassadatorn. Man ställer in sökvägen för den mapp som ska innehålla filerna. Den mappen måste man sätta fulla rättigheter på. Det går bra att skapa en mapp som heter SIE-filer i samma mapp som man sparar kassans backuper i och sedan ställa sökvägen till den katalogen.
Se gärna artikeln Utforskaren (Explorer) hur man kan göra.
Viktigt! Om sökvägen till mappen för SIE-exporten inte är korrekt kommer exporten inte gå att genomföra. Inställningen är lokal vilket innebär att val av mapp behöver göras på samtliga kassor som ska hantera SIE-export.
En genväg till korrekt mapp läggs med fördel på kassadatorns skrivbord.
Upprätta SIE-fil
Om det finns en snabbknapp för SIE-Export tryck på denna.
OBS! En SIE-fil kan inte skapas för en dag som ännu inte är avslutat.
Finns det ingen snabbknapp förberedd för SIE-export går denna att komma åt via menyerna [Arkiv] - [Service Rutiner] - [Importera / Exportera] - [SIE Bokföringsfil]
- Transaktions fil - En fil summerad över en hel period.
- Grupperad per datum - En fil men grupperad per datum.
- En fil per datum - Skapar enskilda SIE-filer för varje datum inom angiven period.
Det vanligaste är att använda antingen "Grupperad per datum" eller "En fil per datum".
Tryck på knappen [Idag] om dagens SIE-fil ska skapas (fungerar inte om dagen inte är avslutad).
Månadsknapparna fyller automatiskt in respektive datum.
Alternativt går det att fylla i till- och fråndatum.
Använd formatet: 2021-01-01
Tryck på knappen [OK].
- SIE-filen skapas i mappen man ställt in (se ovan).
- Exporten klar.
- Nu kan man välja att skicka SIE-filerna med e-post, öppna mappen där filerna ligger eller stänga fönstret.
- Tryck [Skicka via epost] för att skicka SIE-filen med epost.
Om korrekt kontakt existerar. Tryck på den och sen på knappen [ > ].
Annars, tryck på knappen [Lägg till]. Skriv in korrekt eposadress och tryck på knappen [OK].
Skicka mejlet genom att trycka på knappen [Ok]. Om kassan är inställd korrekt kommer SIE-filen nu att skickas till mottagaren.
Notering
För att PC Kassa ska kunna skicka epost måste den vara korrekt inställd för detta.
Gå till menyn ”Arkiv/Inställningar/Systemuppgifter/Epost skicka”.
Kontorapport
Under menyn Veckorapporter kommer man åt att skriva ut en kontorapport.
Man skriver datum från och till och trycker på OK. Här visas ett urvalsfönster. Observera att man inte kan se en kontorapport för en dag som inte är avslutad.
Välj antal utskrifter för respektive val. Varuspecifikationen är en utförlig rapport. Kryssar man in att skapa SIE-fil så sparas denna på vald plats.
Tryck på knappen Skriv ut för att gå vidare.
Välj hur utskriften ska ske. Detta är det vanliga utskriftsfönstret i kassan. Väljer man att skicka via E-Post så blir det en PDF-fil som bifogas.
Det går även att skriva ut en kontorapport direkt från Tidigare dagsavslut A4 utskrifter.